Vol.3 活動企劃書撰寫入門
藝術行政鐵則第一條：「企劃寫得好，要錢沒煩惱」
在上一篇電子報裡我提到，策展其實就是在說故事——而且是那種複雜龐大、堪比《迷霧之子》或《冰與火之歌》的史詩級故事。（話說馬丁爺爺你什麼時候才要寫完？該不會連《名偵探柯南》都完結了，我還看不到結局吧？）
相較之下，寫活動企劃書就像是寫一本獨立小說，只要把單一的故事主軸——「你想做什麼？」——說得清楚、有邏輯就好。
聽起來很簡單，但不少我認識的團隊朋友在實際動筆後才發現：所謂「好好說一個簡單的故事」，真的比想像中難太多了。
我剛開始學寫企劃書時，其實只會嘴砲
大一那年，好傻好天真的我跟著朋友一起加入了學生會，他熱愛思辨與辯論，選了校園權益部；而我則剛參加完一場大型校際活動，於是選了活動部。當時副會長問我：「妳會寫企劃書嗎？那種辦活動需要用的。」
我毫不猶豫地回答：「辦活動？不就是人、事、時、地、物而已嗎？」
副會長聽完眼睛一亮，轉頭就跟其他學長姐說：「我們找到一個會寫企劃書的新生了！」
沒錯，這就是我學會寫企劃書的過程——靠嘴砲。
但說真的，我也沒說錯。活動企劃書最核心的五個關鍵字，就是「人」、「事」、「時」、「地」、「物」，也正是我們常說的6W1H：WHO、WHOM（人）、WHY（事）、WHEN（時）、WHERE（地）、WHAT（物）、HOW（怎麼做）。
人：誰主辦、對誰辦、需要哪些人力（講師／解說員／評審／工作人員）。
人力從哪來？要不要找工讀生？去哪找？事：要辦什麼活動？有哪些內容？流程怎麼排？和人力怎麼搭配？
時：什麼時間？會不會碰上颱風或地震？需要準備哪些緊急應變措施？
地：是室內還是戶外？場地可容納人數？有沒有休息區或用餐空間？設備是否符合活動需求？
物：需要準備哪些器材？現場有什麼、自己要帶什麼？便當怎麼訂？（相信我，這可以單獨寫一篇）還有最關鍵的：錢從哪來、怎麼編預算？
活動企劃書就像命題作文，也像拼積木
一本正常、普通的活動企劃書，基本上會包含以下幾個項目：
企劃緣起
簡單來說就是：「我為什麼要做這件事？」
這部分可以拆成兩個面向來談：內在動機：例如你是某個小村落或是社區的人，希望在當地推動地方創生，讓大家認識這片土地的歷史與故事；外在契機：像是某個政府專案的目標剛好與你想做的事不謀而合，期待透過公私協力實現一加一大於二的效果。
即便整個企劃就是為了符合政府政策爭取補助（白話來說就是「想賺政府的錢」），也請試著問問自己：「我為什麼想做這件事？」因為每個決定背後，總有一個值得說出來的理由，這才是打動人心的起點。企劃目標
這一項通常會與「企劃緣起」相呼應：有了某個起心動念，於是想透過這個行動實現某個理想。請務必、絕對、一定要列出「量化」與「質化」兩種目標。
—量化：如觀眾人數、票房金額、影片點擊率、社群觸及數等數據，這是公部門最愛的東西——好理解、好計算，也好拿來堵住常提奇怪問題的議員們的嘴。
—質化：如提升在地藝文活動的多元性、吸引特定族群或區域族群參與等。
提醒一句：不要好高騖遠。五萬元的預算，就做五萬元能做的事，別妄想靠它做出五百萬的效果。孩子，洗洗睡，夢裡真的什麼都有。
這張不是計畫書的內容，但計畫目標也可以用這種方式呈現 企劃內容
這是整份企劃書的骨幹，也是「人、事、時、地、物」各項具體拆解。寫給公部門的話，通常每一項內容格式都有規定，照格式走即可，但寫法會依據活動類型不同而調整，例如：
—如果是演出型活動：通常只要交代演出內容、行銷規劃與進度表，大概就完成80%。
—如果是獎項型活動：就得寫得更細，包括報名表規劃、宣傳管道、評審流程、參賽規則，甚至連抽籤方式、報到順序、團隊進退場路線都可能要寫進去。不過請注意，人力編制與預算表要獨立成項，不能混在內容裡。
企劃期程
簡單來說就是「什麼時間做什麼事」，最常見的呈現方式是甘特圖。請用大家都能看得懂的格式，不要創造專屬自己的人類圖圖表迷宮。
因為案子內容特殊，細項全部都得馬賽克… 企劃人力
把專案團隊列出來，說明各自負責什麼、有什麼資歷，最好能提到這些人曾經參與過的類似活動、學經歷等，營造一種「我們都很專業」的感覺（或錯覺也行）。以我現在的工作為例，這一項通常會列出從計畫主持人、專案執行到工讀生的完整人力架構、專長特性與所有人的學經歷背景。企劃經費
預算表的部分請記得：補助企劃通常要寫支出＋收入。而且，根據我們奇妙的主計制度，他們偏好「損益兩平」的預算，也就是收入與支出數字看起來要相同。如果你實際沒有那麼多收入怎麼辦？請把自備款拉高。（這句話懂的人會懂。）工作實績
這是介紹你自己的地方。我習慣採用「溫柔而堅定」的語氣：誠實展現自己的優勢，也不避談弱點，重點是說明你怎麼補足它們、學會成長。若像我現在任職的單位專案數量繁多，會傾向以幾個大型案子做分類，再補上執行年度與參與方式。
預算編得好不好，有時的確需要一點唬爛功夫
對我來說，企劃書裡真正的大魔王，其實是「預算表」。
從乙方的角度出發，為了不要虧本，我習慣把詢價後的金額再往上加個 10%才寫進預算書裡；但換到甲方角色時，我就會翻出前幾年的契約資料，逐項比對當年的價格，當成議價時的佐證依據。通常我會先砍掉大約 5%，但我的主管們更俐落，直接抹尾數不囉嗦。
所以當朋友找我去幫他們家的行政團隊上課，問我：「到底怎樣編預算才算合理？」我只能苦笑回答：
「就照你們詢價的金額，往上抓個 5～10% 作為盈餘吧，因為公部門最後議價時還是會砍。」
「那如果簡報時被問：『為什麼某某團報這麼便宜？』該怎麼辦？」她接著問。
我只好更苦笑：「老實說，你可以這樣回——『我們的報價就是根據真實的詢價結果，至於別團為什麼報那麼低，我們也不清楚。』」，頓了頓，我補了一句：「但我們心裡都知道，最大的可能性就是——造假。一個新製作到底要花多少錢，我跟妳都非常清楚。」
她嘆氣說：「這不就等於是公部門在默默鼓勵大家⋯⋯」
「噓——」我打斷她，「妳知道得太多了喔～」我笑著說，畢竟有些長官也不一定看得懂這些數字裡的奧妙嘛。
有時圖表比文字更容易說好一個故事
在寫企劃書的時候，就算你跟我一樣是擅長用文字說明、不擅長畫圖或製作表格的人，也請記得——一定要用圖像或表格來呈現重點內容。因為人類就是一種懶惰的生物，能看圖絕對不看字。如果你能把一個 500 字的概念變成一張圖，現場所有委員絕對會對你刮目相看。
上面附的這張表，雖然內容實際在企劃書裡佔了 52 頁，但我只用一張簡單的圓餅圖，就把整份企劃的架構與核心邏輯講得一清二楚，更棒的是，它還能給委員們留下「我們均衡發展、面面俱到」的好印象。
這張圖的威力有多強？就連我離開前東家四年後，他們還持續在後續的企劃書裡沿用它，老實說，這件事真的足以讓我驕傲一輩子。
請愛用word的樣式功能，在寫上百頁的企劃時絕對會感謝自己
還有一個少有人提、但超級好用的功能：Word 的「樣式」設定。
每當你需要設定標題與小標時，請務必使用「樣式」功能。乍看之下，你的企劃書會顯得平淡無奇，但只要點開「檢視 → 功能窗格」，整份文件的結構就會清清楚楚列在旁邊，自動產出一個漂亮又實用的目錄索引，之後還可以用這份已經套好的樣式直接成為目錄參數，完全不需要你手動編到天荒地老。
更棒的是：它可以直接拖拉章節順序。當你需要調整內容邏輯或重新排列架構時，會省下超多時間；這一招是我當年在前東家參加付費 Word 教學課程時學會的妙招，實用到我不管是寫論文、寫企劃書跟寫結案報告都在用，今天也分享給你。
一切的出發點都是因為愛
我常跟團隊說：你有多喜歡一件事，就會有多用心寫好那份企劃書。
因為真的在乎，所以你會去想清楚每個細節，安排的時程是不是合理、執行的人力夠不夠；也因為想把事情做好，所以你願意花時間推敲每一句話，希望把腦海裡那個「理想的畫面」清楚地傳達給審閱者。
寫企劃書，不只是交一份文件，而是透過文字讓人理解：你為什麼想做這件事、這件事有什麼價值、為什麼非你來做不可。所以，在動筆之前，不妨先問問自己：「我是真的想完成這個計畫嗎？」
如果答案是肯定的，那恭喜你，這份企劃就已經成功一半了。
剩下的，只是把愛化成條理，把願景變成計畫——然後，讓人相信你真的做得到。
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